Pelabuhan Banjarmasin Pelopori E-Document

  • Oleh :

Selasa, 29/Mar/2016 09:46 WIB


BANJARMASIN (BeritaTrans.com) - Manajemen PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) atau Pelindo III melakukan transformasi di bidang teknologi informasi. Spiritfullinformation and communication technology based enterprisediterapkan dengan melakukan standarisasi proses bisnis secara efisien. Dalam bidang ketatausahaan atau administrasi perkantoran, embrioelectronic-documenthadir di Pelabuhan Banjarmasin sebagai sarana pengelolaan dokumen secara digital.Pelabuhan Banjarmasin merupakanpioneer penerapan aplikasie-document, ke depannya proses surat menyurat dapat dimonitor dan disposisi secara cepat dan tepat tanpa adanya koreksi yang menghamburkan kertas, kata Wawan Adi, Pjs Manager Teknologi Informasi Pelabuhan Banjarmasin saat sosialisasi, kemarin.Aplikasie-documentyang diterapkan di Pelabuhan Banjarmasin terdiri dari lima elemen penting, yakni e-Surat, e-Disposisi, e-mail, e-Arsip, dan monitoring. Kami mendukung pengelolaan dokumen kepelabuhanan berbasis teknologi informasi, diharapkan penerapan ini mampu mempemudah dalam pendistribusian surat di Pelabuhan Banjarmasin, ujar General Manager Pelabuhan Banjarmasin, Hengki Jajang Herasmana, pada kesempatan yang sama.Dia mengemukakan e-documentmerupakan proses surat menyurat yang memfasilitasi pengelolaan arus dokumen secara digital (paperless) dan terintegrasi dengan layanan email sebagai media notifikasi. E-Surat sebagai contoh, dari tahapreview, kemudian mengkonsep surat, lalu penomoran,tracking, paraf konsep hingga persetujuan (e-Signature) dilakukan secara digital.Kemudahan yang paling terlihat darie-documentyaknipaperlessberupa pengurangan kertas dalam kegiatan administrasi, kemudian proses penomoran otomatis sebelum tandatangan yang mana sebelum adanyaeDocumentharus ditulis secara manual dan menunggu setelah proses penandatanganan pejabat terkait.Selain itue-documentdilengkapi denganelectronic signatureyang memilikisecure systemoleh pihak verifikasi akhir yaitutop managementseperti para manager di Pelabuhan Banjarmasin.Hengki Jajang menuturkan e-document juga dilengkapi denganreminderberupa notifikasi atau pemberitahuan melalui email pribadi berisikan detil informasi serta notifikasi persetujuan dari setiap surat yang dikirim. Setelah sosialisasi 21 Maret 2016, pihak IT Pelabuhan Banjarmasin langsung melakukan training atau pelatihan terkait teknis pembuatan darieDocumentpada setiap person in charge(PIC) di masing-masing divisi agar nantinya dapat dilakukan transfer knowledge secara mudah. (rel).

Tags :